Két eset lehetséges:

1. Határozatképes ülés összehívható akkor is, ha a meg nem jelenő tagok helyett meghatalmazott képviselőik vannak jelen (a meghatalmazásnak azonban valamennyi szabálynak meg kell felelnie), és megtartható a legfőbb szerv ülése.
2. Az akadályoztatott tagok meghatalmazást sem képesek készíteni, ezért a legfőbb szervet nem lehet összehívni, és a szervezet megbénulhat.

Fontos tehát, hogy ha a határozatképességet veszélyeztető távolmaradással kell számolni bizonyos ideig (pl. tartós betegség, külföldi tartózkodás miatt), akkor érdemes a legfőbb szerv ülését összehívni, és dönteni a fontos, kardinális kérdésekben.

A határozatokat az egyesületek és az alapítvány esetében külön kell választanunk.

1. Egyesület: a határozatokat az egyesület szervei hozzák (legfőbb szerv és más döntéshozó szervek). Ezeket a határozatokat az egyesület bármely tagja megtámadhatja a bíróságon. A határozatot abban az esetben lehet megtámadni, ha az jog- vagy alapszabálysértő. A tag a tudomására jutásától számított 30 napon belül indíthatja meg a pert. A tag kérelmére a per idejére a határozat végrehajtását is felfüggesztheti a bíróság. Ugyanakkor fontos tudni, hogy a tudomásra jutástól számított 30 napos határidő jogvesztő.
2. Alapítvány: annyival bonyolultabb a helyzet, hogy ez esetben alapító-kezelő szerv (szervezet) viszony jön létre. Az alapító az alapító okiratot (indokolt esetben) bármikor módosíthatja, ezért a kezelőnek a határozatok meghozatalakor nem azzal kell számolnia, hogy a határozatot az alapító megtámadja a bíróságon, hanem azzal, hogy ha a határozata alapító okiratot vagy jogszabályt sért, az alapító visszahívja az alapítvány kezeléséből.

Alapítvány esetében sem a kezelő szerv tagjának, sem az alapítónak nincs lehetősége megtámadni a kezelő szerv határozatát a bíróságon.

Ezt a helyzetet megelőzni lehet, kezelni nem: ha a tagok szabályos képviseleti meghatalmazást adnak más személyeknek, akik helyettük az üléseken eljárhatnak, akkor a meghatalmazott személyekkel meg lehet tartani a határozatképes ülést.

A másik lehetőség, amire szintén érdemes felkészülni és szem előtt tartani, az a Civil törvény által nyújtott lehetőség arra, hogy az ülésezést elektronikus úton is meg lehessen tartani. A legfőbb szerv ülése a tagok személyes részvétele helyett, az elektronikus hírközlő berendezések segítségével is lefolytatható. Ehhez arra van szükség, hogy a létesítő okirat hangsúlyozottan tartalmazza az elektronikus ülésezés lehetőségét. Továbbá rögzítenie kell azt is, hogy milyen elektronikus hírközlő eszközök használata engedélyezett. Ezen eszközök alkalmazásának feltételeiről és módjáról is szükséges rendelkeznie úgy, hogy a tagok közötti kommunikáció kölcsönös és korlátozásmentes legyen illetve az így tartott gyűléseken az elhangzottakat és a határozatokat úgy kell rögzíteni, hogy azok utóbb is ellenőrizhetőek legyenek. Fontos hangsúlyozni, hogy a létesítő okiratban erre a kérdésre mindenképpen ki kell térni.

A harmadik lehetőség, hogy a határozathozatalt ülés nélkül tartják meg (hasonló az előbbihez). Ehhez a létesítő okiratnak rendelkeznie kell erről a lehetőségről. A határozat tervezetét megküldi a tagok számra az ügyvezetés, amit a tagok visszaküldenek a szavazatukkal. Erre legalább 8 napot biztosítani kell számukra. A határozatképességhez legalább annyi szavazat szükséges, amire az ülés tartásakor is szükség lenne (ez alapesetben a leadható szavazatok több, mint felét jelenti).

Végül az a lehetőség adott, hogy a határozatképtelen ülést követően összehív a szervezet egy másik ülést, amely a jelenlévő tagok számára tekintet nélkül határozatképes. Fontos szabály, hogy a megismételt ülést nem lehet a határozatképtelen ülés előtt összehívni (akár ugyanabban a meghívóban, amiben az eredetileg tervezett ülésre hívja meg a tagokat a képviselő), hanem csak azt követően.

Két eset lehetséges: az alapító tartós akadályoztatása vagy halála esetére kijelölte az alapítói jogok gyakorlóját, vagy nem. Az első esetben az alapítói jogok gyakorlója alapítóként lép fel (ugyanazok a szabályok vonatkoznak rá, mint az alapítóra), és felveszi a kezelő szervvel a kapcsolatot (a kijelölésről bővebben lásd az Alapítvány alapítója vagyok.. kezdetű kérdésre adott választ).

Abban az esetben viszont, ha nincs kijelölés, a kezelő szerv a bírósághoz fordulhat, ugyanis az alapítói jogokat az alapító, illetve a kijelölés hiányában a bíróság gyakorolja: minden esetben, amikor az alapítóra van szükség (pl. pályázaton való induláshoz módosítani szükséges az alapító okiratot stb.), a bíróságot kell keresni.