Könyvelőt nem kötelező alkalmazni. Kötelező viszont valamennyi civil szervezet esetében (kivéve a civil társaságot) a beszámoló elkészítése és annak letétbe helyezése. Az adóköteles tevékenységet (erről bővebben lásd a Kell adószámot kérnünk, és ha igen, mi célból? kérdésre adott választ) végző civil szervezetek körében az egyes adóbevallások elkészítése és az adók megfizetése is kötelező.

A könyvelő munkája ezekben a kérdésekben biztonságot jelenthet, de nem kötelező. Az olyan egyesületnek, amelynek semmilyen bevétele nincs, gyakorlatilag „0-s” (üres) beszámolót kell készítenie, amihez jó, ha van könyvelő, de nem szükséges. Nagyobb, sokoldalú szervezeteknek javasolható könyvelő alkalmazása a felelős működés érdekében.

A bankszámlanyitás az egyesületek és az alapítványok számára is kötelező az Art. szerint. A szervezet az alakulását követően 15 napon belül köteles megnyitni a bankszámláját.

Bankszámlanyitáskor fontos tudnivalók: a pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról szóló törvény úgy határoz, hogy a szolgáltató akkor nyithat pénzforgalmi számlát, ha a szervezet nyilvántartásba vétele előtt létesítő okiratát másolati példányban átadta. (Pénzforgalmi számla: az a fizetési számla, amelyet a számlatulajdonos rendszeres gazdasági tevékenysége körében pénzforgalmának lebonyolítására törvényben megállapított kötelezettség alapján nyit, illetve nyitott.)

A civil nyilvántartási tv. szerint az alapítványoknak kötelező csatolandó elemként kell a pénzforgalmi számlán elhelyezett összegről (az alapítvány céljára rendelt vagyonról) igazolást benyújtani. Ez ugyan közvetett kötelezettség, de az alapítványok esetében más törvény is rendelkezik a számláról.

A civil tv. világosan leírja, hogy melyik esetekben kell kettős könyvvitelt alkalmazni: a közhasznú szervezetek csak kettős könyvvitelt alkalmazhatnak, egyébként a számviteli szabályoknak megfelelően kell a szervezeteknek a könyvvitelüket meghatározni. A számviteli szabályok főszabályként a kettős könyvvitel vezetését írják elő, kivételes az egyszeres könyvvitel szabálya: egyszeres könyvvitelt akkor készíthet a gazdálkodó az Sztv. szerint, ha egyszerűsített beszámolót készít és a törvény lehetővé teszi az egyszeres könyvvitel alkalmazását (mint pl. a civil tv.).

Egyszerűsített beszámolót (értékhatártól függetlenül) az Sztv. végrehajtásáról szóló kormányrendelet alapján az a szervezet készíthet, amely csak alaptevékenységet folytat, vagy amelynek az alaptevékenységből, valamint a vállalkozási tevékenységből származó bevételének együttes összege – két egymást követő évben, évenként – az 50 millió forintot nem haladja meg.

Az egyszeres könyvvitel és a kettős könyvvitel között az a különbség, hogy a kettős könyvviteli technikát az Sztv. és a különböző egyéb szektorális jogszabályok (mint a civil tv. is) a bonyolultabb élet- és jogviszonyokat feltételező szervezetek esetén teszi kötelezővé. A lényegi különbség az, hogy a kettős könyvvitel részletesebb adatokat és kimutatásokat tartalmaz. Folyamatosan lehetővé teszi a könyvelés „keresztbeellenőrzését” oly módon, hogy minden egyes könyvelési tételt kétféleképpen is nyilvántart.

A gazdálkodó tevékenység mindazon tevékenységek összességét jelenti, amelyek a szervezet vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetére kiható gazdasági eseményt eredményeznek. A gazdálkodó tevékenységbe tehát valamennyi olyan tevékenység beletartozik, ami hatással van a szervezet vagyoni, pénzügyi vagy jövedelmi helyzetére. Ide tartozik a gazdasági-vállalkozási tevékenység, a cél szerinti gazdasági tevékenység, a számviteli beszámoló valamennyi gazdálkodásra ható tevékenysége (tehát valamennyi költségként megjelenő esemény, pl. egy ceruza vásárlása is).

A gazdálkodó tevékenység megítélése igen sokféle lehet, tekintettel a gazdálkodás jellegére, akár szakmai értelemben is: mezőgazdasági munka, szellemi munka, iparos tevékenység, értékesítés stb.

Azok a bevételek tartoznak ide, amelyek nem a civil szervezet céljának megvalósításából származnak, hanem attól teljesen függetlenül végzett egyéb olyan tevékenységből, ami önmagában profitot eredményez. A gazdasági-vállalkozási tevékenységből származó bevételek nem érhetik el az összes bevétel 60%-át, mert az már elsődlegesen gazdasági-vállalkozási tevékenységnek minősülne, és ilyen célra nem alapítható civil szervezet.

A gazdasági-vállalkozási tevékenység tehát minden olyan tevékenység, aminek során a civil szervezet nincs tekintettel a céljára, ugyanis a civil tv. világosan rendelkezik arról, hogy a cél szerinti tevékenységből származó bevétel nem része a gazdasági-vállalkozási tevékenységből származó bevételnek (ahogy a közhasznú tevékenységből származó bevétel és az adomány elfogadása sem).

Lecsupaszítva minden olyan bevétel, ami nem cél szerinti (vagy nem közhasznú tevékenységből származik) és nem adomány, az a gazdasági-vállalkozási tevékenységből származó bevétel.

Pl. Ha a szervezet célja a környezetvédelem és békamentő akciót szervez, az akcióban részt vevőknek pedig pólót készíttet, amit a résztvevők megvásárolhatnak, az gazdasági-vállalkozási tevékenységből származó bevételnek minősül, mivel az nem a célhoz kötött tevékenységből származik. Kapcsolódik ugyan a célhoz, de nem a célhoz kötött tevékenység eredménye.

Más a helyzet a cél szerinti tevékenységből származó bevételek esetén: a cél a környezetvédelem, a cél szerinti tevékenység a békamentés, ehhez pedig egy kézikönyvet ad ki a szervezet, amelyben leírja a mentés módszertanát. Ha ezt pénzért árulja, az így szerzett bevétel cél szerinti tevékenységből származónak minősül.

A bevételeket a kiadásokra, a kiadások fedezésére fordíthatja a szervezet. Fontos azonban, hogy ennek korlátai vannak: a működési költségeket és a máshova nem sorolt költségeket a szervezet úgy köteles megosztani az alapcél szerinti tevékenység és a gazdasági-vállalkozási tevékenység, továbbá közhasznú jogállás esetén a közhasznú tevékenység között, hogy azok a civil tv.-ben felsorolt tevékenységek (alapcél szerinti, közhasznú, gazdasági-vállalkozási) bevételek arányában kerüljenek felosztásra.

Ebből kifolyólag az is lehetséges, hogy az alapcél szerinti tevékenységből származó bevételt a szervezet alapcélja szerinti és gazdasági-vállalkozási tevékenységre fordítsa. Viszont a működési költségeit ennek arányában kell megosztania.

Pl. A szervezetnek alapcél szerinti tevékenységéből 35%, gazdasági-vállalkozási tevékenységéből 15% és közhasznú tevékenységéből 50% bevétele származott. A ráfordításait ennek megfelelően kell felosztania, tehát gazdasági-vállalkozási tevékenységre bevételeiből 15%-ot stb. fordíthat.

Még konkrétabban: a szervezet céljai között szerepel a vízililiomok megmentése Nógrád megyében, ezenkívül a szervezet közhasznú tevékenységét másik célja, a helyi hagyományok ápolása alapján végzi (amit a közhasznúsági szabályok szerint a helyi önkormányzati rendelet egyes szakaszaira hivatkozva végez), és a szervezet még esztergálást is vállal a székhelyeként bejegyzett településen. A vízililiomok mentése körében tanácsadást végez, az ebből származó bevétel alapcél szerinti, közhasznú tevékenysége körében táncházat tart, az ebből származó bevétel közhasznú bevétel, az esztergálásból származó bevétel pedig gazdasági-vállalkozási tevékenységből származó bevétel. Ezeket (és az ilyen tevékenységekre vonatkozó ráfordításait) elkülönítve kell nyilvántartania.

A civil szervezetek jogosultak ösztöndíjat adni bizonyos célok elérésére. Azt azonban jó tudni, hogy a személyi jövedelemadó alól csak a személyi jövedelemadóról szóló 1995. CXVII. törvényben (a továbbiakban Szja. törvény) meghatározott (a közalapítvány vagy a közhasznú alapítvány által adott) ösztöndíjak mentesülnek, de az egyesületek és az alapítványok által adott ösztöndíjak nem!

Tehát bárki (hallgatói jogviszonnyal rendelkező vagy nem rendelkező személy) kaphat ösztöndíjat. A kérdés nem az, hogy ösztöndíjat kaphat-e, elnyerhet-e olyasvalaki, aki nem végez ennek érdekében kutató vagy más tevékenységet, ugyanis az ösztöndíjra, mint jogintézményre csak hivatkoznak a jogszabályok, adójogszabályi vagy magánjogi fogalma nincs.

A civil szervezetek ösztöndíjai tehát főszabály szerint adó- és járulékkötelesek, kevés kivételtől eltekintve. Az adó- és járulékkötelezettség az ösztöndíjat megszerzőt terheli (és az adóbevallásban az összevont adóalapba tartozik). Adó- és járulékmentesen a következő ösztöndíjak adhatóak az Szja. törvény szabályai alapján:

• a közhasznú alapítványból, közalapítványból annak alapszabályban rögzített közhasznú céljával összhangban a magánszemély részére kifizetett azon összeg, amelyet az oktatási intézményekben folytatott tanulmányokra, kutatásra, külföldi tanulmányútra (ösztöndíj címén) folyósítanak;
• a külföldi tartózkodásra tekintettel külföldről kapott ösztöndíj;
• a felsőoktatási törvényben meghatározott, illetve a Nemzeti Foglalkoztatási Alap képzési alaprésze terhére folyósított szakiskolai tanulmányi ösztöndíj;
• ösztöndíjas foglalkoztatás körében a kapott ösztöndíj minimálbért meg nem haladó része (az ösztöndíjas foglalkoztatás esetén a foglalkoztató gyakorlatilag bármilyen munkáltató lehet, tehát akár egy kft. vagy egy önkormányzat is, az ösztöndíjas foglalkoztatott viszont csak olyan személy lehet, aki a foglalkoztatása elkezdésekor a 30. életévét még nem töltötte be, a diplomája a jogviszony létesítését megelőző két éven belül került kiadásra és munkaviszonyban nem áll: vagyis nem másodállást létesít ösztöndíjjal);
• a határon túli magyarok részére felajánlott képzési és kutatási lehetőségek keretében ösztöndíjban részesülő külföldi oktatók, kutatók részére folyósított juttatás, nyújtott kedvezmény;
• egyéb ösztöndíjak: pl. közigazgatási ösztöndíjprogram, „Útravaló” ösztöndíjprogram, Magyar Állami Eötvös Ösztöndíj stb.

Óvatosan kell bánni az ilyen fajta gazdasági-vállalkozási tevékenységgel. A gazdasági-vállalkozási tevékenységből származó bevételeket ugyanis, ahogy minden bevételt, a többi bevételtől elkülönítve kell nyilvántartania a szervezetnek. A szervezetek ugyanakkor elsődlegesen gazdasági-vállalkozási tevékenységet nem végezhetnek, és ha az ilyen tevékenységből származó bevételük az összes bevételük 60%-át meghaladja, az már elsődlegesnek minősül.

A tanácsadás, a szellemi munka végzése tehát alapvetően nem kizárt, ugyanakkor a bevételi korlát betartására figyelemmel kell lennie a szervezetnek. Azonban ha a tanácsadás a célhoz kapcsolódik, és abból bevétel származik, akkor az nem minősül gazdasági-vállalkozási tevékenységnek. A célhoz kapcsolódásnak viszont szorosnak és közvetlennek kell lennie, különben a szervezet kockáztatja a törvényes működését.

Pl. Ha egy szakmai szervezet célja információadás a tagok részére , akkor ez akár tanácsadással is kiegészülhet, arra azonban figyelemmel kell lenni, hogy a tanácsadást valamennyi tag részére ugyanolyan feltételek mellett nyújtsa. Előfordulhat ugyanis, hogy a szakmai szervezet valójában egy tagjának nyújt színlelt szerződéssel tanácsadási munkát.

További példa lehet a szolgáltatásra, ha a szervezet munkatársai tanulmányt készítenek külső felkérésre (akár egy vállalat megbízásából). Itt is tekintettel kell lenni arra, hogy ez a szakértői munka megfelel-e a szervezet céljának vagy attól független – utóbbi esetben a gazdasági-vállalkozási bevételt gyarapítja a tanulmányért kapott díjazás.

Ahogy a tanácsadás, a termékelőállítás esetében is fontos az, hogy a szervezet a vázolt korlátok mellett végezze a tevékenységet, figyelemmel a cél szerinti és más tevékenységekre.

A civil társaság 2014. március 15-éig nem végezhetett gazdálkodó tevékenységet, ugyanakkor az említett naptól a rá vonatkozó szabályok megváltozásával vagyoni hozzájárulással is alapítható, amely gazdálkodó tevékenységet eredményez, így a civil társaság is gazdálkodhat, ugyanakkor gazdasági-vállalkozási tevékenységet nem folytathat. Lásd az Alapvetést civil társaságról.

A köznyelvben meghonosodott csődfogalom nem fedi a valós csődfogalmat. A csődeljárás a csődeljárásról és a felszámolási eljárásról szóló 1991. évi XLIX. törvény (a továbbiakban csődtörvény) szerint „olyan eljárás, amelynek során az adós – a csődegyezség megkötése érdekében – fizetési haladékot kap, és csődegyezség megkötésére tesz kísérletet.” A csőd során a hitelezők megállapodnak az adóssal és olyan egyezséget kötnek, amellyel a hiteleket átütemezik.

A felszámolás során valósul meg a köznyelvben csődként köznevesült jogintézmény. A felszámolási eljárás a csődtörvény szerint „olyan eljárás, amelynek célja, hogy a fizetésképtelen adós jogutód nélküli megszüntetése során a hitelezők e törvényben meghatározott módon kielégítést nyerjenek.”

Röviden a csőd és a felszámolás is akkor lehetséges, ha az adós szervezetnek (ebben az esetben civil szervezetnek) lejárt adósságai vannak a hitelezők felé, akik ezt (vagy ezeket) az adósságot követelik rajta. A csőd és a felszámolás között az a különbség, hogy a csőd során az adós védett helyzetbe kerül, a hitelezőknek egyfajta kötelességük van megállapodni vele a hitelek, lejárt kölcsönök átütemezéséről vagy követelésvásárlásról, faktoringról harmadik személyekkel, illetve a csődeljárás célja az, hogy megállapodásra jusson a hitelező és az adós.

A felszámolás során a hitelezők a szervezet vagyonából megpróbálják kielégíteni követeléseiket. A szervezetnek ez esetben sokkal kevesebb a lehetősége, a megállapodásra törekvés nem kötelező (hiszen a megállapodás egyfajta megszegése az is, ha valaki fizetési kötelezettségével késedelembe esik), a cél az, hogy a hitelezők a felszámolás során kielégítést nyerjenek.

Tehát csőd és felszámolás akkor jöhet létre, ha egy szervezet nem elégítette ki a vele szemben fennálló követelést, praktikusan nem fizetett valamiért határidőn belül. Értelemszerűen kis jelentőségű kérdésekben a felek nem indítanak ilyen eljárásokat, hiszen az eljárásnak is vannak költségei és adminisztratív vonzatai, de a törvény bármilyen lejárt követelés esetében lehetővé teszi a felszámolás és csődeljárás kezdeményezését.

Természetesen a civil szervezetek is ugyanolyan teljes jogú szervezetek a magyar magánjogban, mint más szervezetek, jogképességük és cselekvőképességük alapján önállóan köthetnek minden olyan szerződést, amelyet bármely jogi személy, egyes esetekben korlátokkal, kivételekkel.

A civil szervezetek hitelfelvételét csak az korlátozza, hogy a hitel felvétele (és bármilyen egyéb kötelezettség vállalása) nem veszélyeztetheti az alapcél szerinti tevékenység ellátását és a szervezet működésének fenntartását.

A közhasznú szervezetek ezenkívül olyan mértékű hitelt sem vehetnek fel gazdasági-vállalkozási tevékenységük fejlesztésére, amellyel veszélyeztetik közhasznú tevékenységüket. Ez azért érdekes megfogalmazás, mert ebből egyrészt az következik, hogy a hitel mértéke a döntő a közhasznú szervezetek esetében, és a hitel visszafizetésének feltételei (kamatok, futamidő) másodlagosak (sőt ha szűken értelmezzük a szabályt, tulajdonképpen nem is fontosak!). Másrészt ellenkező érveléssel ezek szerint a nem gazdasági-vállalkozási tevékenységük fejlesztésére felvett hitellel veszélyeztetik a közhasznú tevékenységüket (feltéve, hogy a közhasznú tevékenységük nem tartozik alapcéljaik közé, mert akkor a civil szervezetekre vonatkozó általános korlát miatt nem vehetnek fel hitelt: „a hitel felvétele nem veszélyeztetheti az alapcél szerinti tevékenység ellátását és a szervezet működésének fenntartását”).

A hitelfelvételi korlátok megszegésének valódi kockázata a pénzügyi teljesítésen kívül a törvényes működés veszélyeztetése, ugyanis ezek az esetek (a hitelfelvételi korlátok megszegése) az ügyészség törvényességi ellenőrzésén elbukhatnak, aminek az lehet a következménye, hogy az ügyészség a törvényes állapot helyreállítása során kötelezheti a szervezetet a teljes hitelösszeg visszafizetésére.

Fontos hangsúlyozni, hogy a felelősség a szervezeté ezekben az esetekben, és nem a hitelezőé. A hitelező nem köteles vizsgálni az általános kockázatelemzési metódusain kívül azt, hogy a szervezet a hitelfelvételét tekintve törvényesen működik, ha a szervezet igazolja a fedezetet.

Pl. Ha a civil szervezet olyan hitelt vesz fel, aminek törlesztése akadályozza a napi működését (tehát az alapcél megvalósítását), az törvényellenes működésnek minősül. A közhasznú szervezet rövid futamidejű (és ezáltal magas törlesztő részletű) hitelfelvétele, ha az egyébként nem nagymértékű hitelfelvétel, és az alapcéljait (akár a közhasznú tevékenységét) csak átmenetileg veszélyezteti, megengedett.

Erről a helyzetről a Ptk. rendelkezik, mégpedig kétféleképpen: egyfelől arra az esetre, ha az alapító meghal, jogutód nélkül megszűnik, vagy más okból alapítói jogait véglegesen nem gyakorolja (pl. eltűnt, kómában van stb.), határozhat arról az alapító okiratban, hogy kit jelöl ki („más személyt” vagy alapítványi szervet) maga helyett az alapítói jogok gyakorlására. A Ptk. szerint erre a személyre az alapítóra vonatkozó rendelkezések irányadók.

Fontos, hogy ha ilyen kijelölés nincs az alapító okiratban, az alapítói jogokat a kuratórium gyakorolja.

Fontos továbbá, hogy abban az esetben, ha az alapító nem tett ilyen kijelölést, illetve a kuratórium sem láthatja el az alapítói jogok gyakorlását (pl.: Ptk. alapítványi részénél az alapítóra vonatkozó összeférhetetlenségek miatt), abban az esetben a nyilvántartó bíróságot illetik meg az alapítói jogok. A bíróság pedig sok esetben egészen más szempontokat mérlegel, mint az alapító, úgyhogy a kijelölésre érdemes kitérni az alapításkor vagy valamilyen jelentősebb módosításkor.

Az alapító önként átruházhatja ugyanakkor az alapítói jogait és kötelességeit, ha a vállalt vagyoni hozzájárulást teljesítette (a Ptk. ehhez semmilyen más feltételt nem szab). Abban az esetben, amennyiben tudja, hogy évekig akadályoztatva lesz az alapító (tehát bizonytalan a helyzet), úgy is eljárhat felelősen, ha az alapító okiratot módosítja, és átruházza az alapítói jogokat és kötelességeket. Az átruházás a kötelmi feltételeinek teljesítésével/teljesedésével megy végbe, azaz szerződéssel (a bíróság elvárja az írásbeliséget) vagyoni értékű jog átruházása történik meg két (vagy több) fél között. A szerződésben érdemes rendelkezni arról, hogy ingyenes vagy visszterhes az átruházás, mikor következik be, vannak-e egyéb feltételei stb.